Каждый день мы отправляем десятки электронных писем. Иногда это очень короткие сообщения, например, такие: «Пойдем на обед?». Иногда - , с помощью которых вы презентуете свой бизнес или сайт. Когда писем становится много, а времени - мало, мы начинаем торопиться и совершать ошибки. Обычно пустяковые, вроде опечатки, но порой случаются и такие, которые могут здорово навредить вашей репутации и подпортить отношения с клиентом или сотрудником.

Этого можно избежать, просто нужно быть собранным и знать про кое-какие подводные камни. Вот самые распространенные ошибки, совершаемые во время отправки электронных писем. Внимательно прочитайте и запомните, что сперва нужно сделать небольшую паузу, проверить, все ли в порядке, а уже потом нажимать на кнопку «Отправить».

Вы набираете не тот адрес

Самая частая и самая неприятная ошибка. Представьте, вы хотите отправить довольно личные фотографии другу или подружке, но машинально набираете адрес своего начальника или заказчика. И только после того, как письмо ушло, с ужасом понимаете, что сейчас произошло. Если вас это утешит, то в такую ситуацию каждый из нас попадал хотя бы раз в жизни: юристы отправляли конфиденциальные документы противоположной стороне, дизайнеры - макеты сайтов не тому клиенту и т.д. Но когда это происходит с нами - кажется, земля уходит из под ног.

К счастью, во многих почтовых сервисах, например, в том же Gmail, есть функция . Включите ее и укажите большой временной интервал - так, знаете ли, спокойнее.

Вы забыли про вложение

Вы написали, что к письму прилагается некий файл, но забыли его прикрепить. Еще одна распространенная ошибка, которая часто приводит к недопониманию и извинениям. С одной стороны, ничего страшного, никто не идеален, но лучше сначала все проверить, а уже потом отправлять письмо. А чтобы избежать вопросов со стороны получателя, рекомендуем перечислить все прикрепленные файлы прямо в теле письма. Например, так:

Привет, Максим! Отправляю тебе несколько файлов, они во вложении:

Договор об оказании услуг

Гифку с котиком

Вы не думаете об оформлении

Встречают, как вы помните, по одежке. Если хотите, чтобы ваше письмо не вызвало желания немедленно удалить его, поработайте над его формой. Говорят, ей нужно уделять столько же времени, сколько содержанию. К счастью, сегодня это просто. Для мы рекомендуем воспользоваться приложением Wix ShoutOut, выбрать подходящий шаблон и добавить в него свой текст. Никаких специальных знаний не требуется, просто следите, чтобы все смотрелось аккуратно и красиво. Кстати, у хорошей рассылки есть свои секреты и правила, поэтому советуем прочитать нашего директора по email-маркетингу. Не благодарите.

Вы не указываете тему письма

Тема письма выполняет примерно ту же роль, что заголовок текста. Она появляется рядом с вашем именем, получатель видит ее и понимает, что вы ему прислали: счет-фактуру, итоги встречи, предложение о работе, макет сайта и т.д. Помните, что тема должна быть четко сформулированной, чтобы при необходимости человек быстро отыскал ваше письмо, и убедительной, чтобы он заинтересовался, если речь идет, допустим, о рассылке. Не так давно мы писали о том, если вы подзабыли - стоит перечитать.

Вы не сохраняете черновики

Если вам нравится писать письма в текстовых редакторах, то сохраняйтесь почаще, а не то получится, что вы весь день просидели над письмом, а тут внезапно компьютер завис, и все пропало. Или пишите сразу в почтовом сервисе - тогда все ваши наброски автоматически сохранятся в папке «Черновики».

Вы ведете себя невежливо

Вежливость в переписке важна ничуть не меньше, чем в жизни. Вот основные правила, которые нужно соблюдать всем и каждому:

Всегда благодарите отправителя за письмо, особенно если вы видите, что он хорошо поработал. Помните, в детстве нас всех учили «волшебным» словам? Давайте не будем их забывать, несмотря на то, что мы уже взрослые.

Сохраняйте спокойствие, даже если дело крайне срочное и важное. Нервозность и упреки точно не приведут ни к чему хорошему.

Начинайте и заканчивайте письмо общепринятыми фразами. Степень формальности будет зависеть от того, с кем вы переписываетесь. Если это ваш начальник или просто официальное лицо, не используйте «Привет», «Пока» или «Целую». И наоборот, если пишете коллеге или приятелю - можно обойтись без традиционного «С уважением».

Вы не вычитываете текст

Опечатки могут испортить все впечатление, поэтому внимательно перечитайте написанное письмо, лучше несколько раз. Сомневаетесь насчет орфографии или синтаксиса - зайдите на Грамоту.ру . Лучше семь раз отмерить, то есть проверить, чем потом извиняться за опечатки и доказывать, что вы на самом деле грамотный.

И кстати: если вы боитесь случайно отправить недописанное письмо, сперва напишите весь текст полностью, а только потом набирайте адрес получателя.

Вы не ставите нужных людей в копию письма

Давайте разберемся, кто вообще может получить ваше письмо. Поле «Кому» - это основной получатель. Поле «Сс» - человек, который получит копию. Он не относится к обсуждаемому вопросу напрямую, но хочет или должен быть в курсе. Поле «Bcc» - это скрытые получатели. Вы добавляете их, но основной получатель их не видит. И здесь нужно быть осторожным: можно перепутать Cс и Bcc, и тогда получатель подумает, что за ним шпионят.

Имейте в виду, что некоторым людям важно быть в курсе происходящего. Вы же не хотите слушать упреки на тему «Как ты мог не добавить меня в копию?! Я же работал над этим проектом два месяца!» Если сомневаетесь - добавляйте всех, кто имеет какое-либо отношение к вопросу. Может, не все будут довольны, что их отвлекают, зато к вам не будет никаких претензий.

Вы не подписываетесь

Вы написали «С уважением, Маша» и думаете, что все в порядке, а получатель письма сидит и ломает голову, что это за Маша. Из типографии? А может, иллюстратор? Чтобы не заставлять его теряться в догадках - настройте подпись, и она будет автоматически добавляться в конец каждого вашего сообщения. Обязательно укажите имя, фамилию, название компании, должность и контактную информацию, например, скайп или номер телефона. Можете добавить адрес - это хоть и реклама, но ненавязчивая.

Вы выбираете неподходящее время

Писать письма по ночам - не самая лучшая идея. Причина первая: вы наверняка ужасно устали за день, не очень хорошо соображаете и рискуете совершить все указанные ошибки. Причина вторая: лавина утренней почты похоронит под собой ваше полуночное письмо, и в ближайшее время адресат его точно не увидит. И третья: судя по всему, вам больше нечего делать, раз вы пишете деловые письма в три часа ночи.

Наш совет: если не случилось ничего Важного и Срочного, отправляйте сообщения с понедельника по пятницу и в рабочее время, как все нормальные люди.

Нужно для вашего бизнеса? Создайте его сами на Wix - это просто и бесплатно!

Большинство почтовых клиентов, включая Gmail , Mail.ru , Microsoft Outlook , Mozilla Thunderbird , позволяют поставить нескольких получателей в Копию (на английском языке принята аббревиатура СС ), или Скрытую копию (CCB ). В Копии получатели могут видеть адреса других людей. Во втором случае личность дополнительных адресатов скрыта.

Добавление адреса получателя

Некоторые почтовые клиенты позволяют просто вводить имя пользователя в поле, которое затем автоматически заполняется программой.

Если Вы используете это поле для отправки электронной почты нескольким людям, каждый из них сможет увидеть полный список других получателей.

Как создать копию электронного письма

Вы можете перечислить получателей электронной почты, просто введя список адресов в поле Копия , которое обычно находится сразу под полем Кому . Каждый в этой цепочке адресатов сможет видеть имена и адреса электронной почты всех других получателей:

Как создать скрытую копию электронного письма

Вы можете использовать эту функцию как для индивидуальных, так и для групповых писем. Это особенно полезно, если Вы хотите сохранить конфиденциальность своих контактов, защитить их от спама и нежелательных писем или же просто, если не хотите, чтобы Ваши получатели знали, кто получил такое же сообщение.

Поле Скрытая копия не всегда доступно по умолчанию для всех почтовых клиентов. Например, в Outlook Вам нужно будет зайти в Параметры , чтобы получить доступ к настройке; в Thunderbird нужно будет выбрать эту функцию из раскрывающегося меню; в Gmail нужно нажать кнопку Копия и Скрытая копия ; в Windows Live Mail Вам потребуется одновременно нажать клавиши Alt + B .

Изображение: © Web Hosting - Unsplash.com

Следующие выражения чаще всего используются для написания официальных электронных писем:

1. Если мы хотим прикрепить файл, то указываем:

Please find attached – Просим принять во вложении

Please find attached my resume . – Прошу принять во вложении мое резюме.

Please find attached photos from the conference . – Прошу принять во вложении фотографии с конференции.

2. Если мы хотим переслать (перенаправить) письмо, используем выражение:

I`ve forwarded ________ to you. – Я перенаправил ________ Вам.

I`m forwarding ________ to you. – Пересылаю Вам _______ .

I`ve forwarded Bill`s resume to you . – Я перенаправил Вам резюме Билла .

I`m forwarding John`s email to you . – Пересылаю Вам электронное письмо Джона.

3. Если хотим отметить кого-либо в копии письма, то используем выражение:

– Я отметил (имя) в копии этого электронного письма.

I ` ve cc ` d Umar on this email . – Я отметил Умара в копии этого электронного письма .

* We`ve copied Umar to keep him in the loop . – Мы отметили Умара в копии письма для того, чтобы держать его в курсе.

Please keep me in the loop. – Пожалуйста , держи меня в курсе .

4. Следующее выражение поможет подвести письмо к завершению:

If you have any questions, please don`t hesitate to contact me. – При возникновении вопросов, обращайтесь ко мне.

If you have any questions, please don`t hesitate to contact me.

Sincerely ,

John –

При возникновении вопросов, обращайтесь ко мне.

С уважением,

Джон

5. Для того чтобы закончить письмо, используем следующие выражения:

Look forward to + verb + ing – ждать (с нетерпением)

Для завершения электронного письма используем следующие выражения:

Kind Regards (Regards ) – С наилучшими пожеланиями, с уважением

Warm Wishes — С наилучшими пожеланиями

Yours Truly – Искренне Ваш, с уважением.

English Joke

The breakfaster in the cheap restaurant tried to make conversation with the man beside him at the counter.

«Awful rainy spell-like the flood.»

«The flood?» The tone was polite, but inquiring.

«The flood-Noah, the Ark, Mount Ararat.»

The other bit off half a slice of bread, shook his head, and mumbled thickly:

«Hain’t read to-day’s paper yit.»

найти в том же Интернете (см., например, http://www.si>ber,com/ sib/russify) или на BBS. Тем не менее иногда можно столкнуться с такой ситуацией, когда у человека, всю жизнь пользующегося электронной почтой, нет ни поддержки MIME, ни средств для работы с uuencode. Послать же ему утилиты раскодирования по почте невозможно, так как для этого их самих нужно для начала закодировать. Возникает порочный круг.

Для решения этой проблемы создана версия утилиты uudecode для MS DOS и Windows, которая замечательна тем, что не содержит в себе ни одного непечатаемого символа. Исполняемый файл этой утилиты можно без всякой кодировки вставить в письмо и отправить почтой. Получателю останется только вырезать этот фрагмент письма в отдельный файл с расширением.corn, и он станет обладателем утилиты декодирования, совместимой с uudecode.

Чтобы получить эту замечательную утилиту, пошлите пустое письмо по адресу [email protected], вписав в поле Subject строку «send uudecode.coin» (без кавычек).

Возвраты и подтверждения о доставке

Рано или поздно вам обязательно попадутся устаревшие или неправильные электронные адреса. Если вы отправите письмо по такому адресу, какой либо из промежуточных узлов сети пришлет вам сообщение об ошибке. К сожалению, эти сообщения всегда исходят от компьютера, а не от человека, так что неопыт ного пользователя они часто ставят в тупик. Давайте познакомимся с примерами таких возвратов, чтобы научиться извлекать из них максимум информации.

Начнем с простого. Допустим, ошибка произошла в имени пользователя. Тогда вам, вероятно, придет примерно такое пись мо:

From "UUPC/O Daemon"

[email protected]> To: [email protected]

Subject: Delivering Еггогз

Unknown local user name(a):

Your message forwarded to

[email protected] su Message header

follows

После строки «Message header follows» следует заголовок вашего письма с неправильным адресом. Само же письмо при этом не пропадает, а переправляется администратору (постмастеру) этого компьютера - в нашем примере на узле polylog.spb.su нет пользователя John, поэтому письмо переправлено на адрес post

[email protected]. Сообщение об ошибке в данном случае послано автоматически почтовой системой машины polylog.spb.su.

Однако далеко н& всегда все заканчивается столь идил: лически. Принять письмо и только потом начать разбираться, кому из пользователей его переправить, - такое поведение характерно в основном для компьютеров, имеющих лишь почтовое подключение к сети (стр. 203). Большинство же узлов сети ведут себя иначе - выяснив прямо в режиме online, что письмо адресовано несуществующему пользователю, они сразу же заворачивают его обратно. В этом случае вы получите полностью свое так никому и не доставленное письмо с такой примерно диагностикой:

Subject: Returned mail: User unknown

To: [email protected] MIME Version: 1.0

Content Type: multipart/mixed: boundary="l)AA07768.787B57257/lgu gw,lgu.spb.su"

UAA07768.787857257/lgu gw.lgu.spb.su

The following addresses had delivery problems [email protected] (unrecoverable error)

Transcript of session follows . while

talking to north.pole.org.:

»^ RCPT To:

«< 550 ,.. User unknown 550 [email protected].,. User unknown

Original message follows

Фрагмент, которому предпослана строка с «While talking to...», представляет собой часть «протокольной записи» сеанса связи двух компьютеров, во время которого выяснилось, что на втором из них (north.pole.org) нет пользователя с данным идентификатором (elvis).

Если же ошибка содержится в имени домена, то все еще больше усложняется. Такое письмо может пойти по совершенно непредсказуемому маршруту и вернуться обратно после довольно долгих странствий. Например, отправив письмо из Петербурга по неверному (но петербургскому же) адресу, можно получить возмущенный отклик аж из Киева:

To: reltec"dk%[email protected]

The following addresses had delivery problems [email protected] (unrecoverable error)

Transcript of session follows

501 [email protected]... 550 Host unknown (Name server: host not found)

Original message follows

В такого рода сообщениях об ошибке исходное письмо цитируется полностью (поскольку его так и не удалось никуда пристроить).

Наконец, иногда даже письмо с правильным адресом не удается доставить по назначению из:за технических неполадок в сети. В этом случае спустя некоторое время вы получите приблизительно такую диагностику:

From: Mail Delivery Subsystem Subject: Returned mail: warning: cannot send message for 2 days

To: cfl.lgu. spb.su"dk<»cfl. lgu.spb.su MIME Version: 1.0

Content Type: multipart/mixed:boundary="VAA07914.785098490lgu gw.lgu.spb.su"

This is a MIME encapsulated message

VAA07914.785098490/lgu gw.lgu.spb.su

THIS IS A WARNING MESSAGE ONLY YOU DO NOT

NEED TO RESEND YOUR MESSAGE

The following addresses had delivery problems

mailserveriaph.Irkutsk.su (transient failure)

Transcript of session follows

[email protected]... Deferred:

Name server: riaph.Irkutsk.su: host name lookup failure Warning: message still undelivered after 2 days Will keep trying until message is 5 days old

Original message follows

Как видите, крупно и в рамке вас просят не посылать письмо еще раз (пока), так как система еще не отчаялась доставить:таки его по назначению. Если в ближайшие три дня ей этого сделать все же не удастся, попытки будут прекращены и вам об этом со:

\ общат дополнительно. Конкретные сроки могут быть другими; так, некоторые узлы начинают бить тревогу, даже если письмо не удается доставить в течение 4 часов, а всего терпения у них хва тает на 3 дня (а не на 5, как в приведенном примере).

Разумеется, эти ограничения действительны только для «на стоящих» узлов сети, которые обязаны находиться на связи круг лосуточно. Достигнув узла провайдера, с которого пользователь забирает почту только во время сеансов связи (будь то через почтовое или же прямое подключение), письмо будет дожидаться адресата сколь угодно долго.

Главное, что требуется в таких случаях от пользователя, - уметь понять, на какое из его писем пришел возврат. Еще лучше, если вы сможете сообразить, в какой части адреса - до символа «@» или после - содержится ошибка. Если неверно лишь имя пользователя, то стоит написать администратору узла назначения и спросить, есть ли у него такой пользователь и как до него достучаться.

Другой вид автоматической почты, но посылаемый уже по за казу отправителя, - извещение о доставке. Если в заголовке ва шего письма есть поле «Return Receipt To:» (стр. 229), то почтовая система получателя, записав письмо его в почтовый ящик, автоматически генерирует и отсылает по адресу, указанному в этом поле, .уведомление о доставке, которое выглядит так:

Subject: Return Receipt

Your inessage sucessfully delivered to: dmitry Message header follows

Уведомление также содержит полный заголовок доставленного письма со всеми «почтовыми штемпелями» (полями «Received:»).

Рассылка по списку

Первое и, казалось бы, очевидное правило - не посылайте писем кому попало. Рассылка списком, вообще говоря, оправдана только в том случае, когда каждый из адресатов предварительно сам выразил интерес в том, что вы собираетесь ему прислать.